Guide d'inspection

Localisation

La sélection des sites préliminaires est basée sur le nombre de chevaux inscrits l'année précédente et sur la situation géographique. La sélection finale et la confirmation des sites seront effectuées après la date limite d'inspection. Les sites dont les inscriptions sont insuffisantes peuvent être abandonnés.

FHANA fournira

• Coordonner avec la KFPS les juges disponibles pour les inspections et les dates.
• Programmation des dates pour chaque site d'inspection
•  Organiser les itinéraires de voyage des juges vers les États-Unis et chaque site par circuit/zone.
• Gérer les inscriptions des chevaux enregistrés à l'inspection
• Préparer et publier les programmes d'inspection
• Fournir les rubans d'inspection et les numéros d'identification des licols
• Un lecteur de micro-puces.
• Gérer les feuilles de notation à l'issue de l'inspection
• Gérer la restitution des biens appartenant à FHANA par les hôtes du site

Responsabilités du coordinateur

• Préparation du calendrier de l'inspection
• Coordonner avec les participants à l'inspection toutes les informations relatives à l'inspection locale, y compris le calendrier, le(s) lieu(x), le(s) document(s) exigé(s), l'hébergement disponible, la stabulation et d'autres ressources, le cas échéant.
• Frais estimés pour les dépenses applicables à l'inspection. Exemples : sécurité, frais des coureurs (le cas échéant), frais d'installation (partagés par chaque inscription) : Sécurité, frais du coureur (le cas échéant), frais d'installation (partagés par chaque inscription).
• Le transport des juges entre l'aéroport et le site d'inspection, le lieu d'hébergement et tout autre lieu d'activité officiel lié à l'inspection. (Ces frais seront remboursés à condition qu'ils soient conformes aux directives de FHANA et que des reçus acceptables soient reçus).
• Les hôtes du site sont responsables du coût des repas et des boissons pour l'équipe d'inspection pendant l'inspection proprement dite.
• Les dépenses liées à l'hébergement et aux repas (en dehors de la journée d'inspection) sont remboursables à condition qu'elles soient conformes aux directives de FHANA et qu'un reçu acceptable soit remis à FHANA.
• Coordonner avec FHANA tout écart dans le programme de voyage de l'équipe d'inspection. Nous recommandons de se coordonner avec le site d'inspection précédent et le site d'inspection suivant pour s'assurer que les dispositions relatives au voyage des juges sont claires pour toutes les personnes concernées et que des appels seront passés aux personnes appropriées en cas de problème.
• Le site d'inspection est conforme aux lignes directrices énoncées dans le manuel d'accueil du site.
• Zone d'entrée, avec suffisamment d'espace pour plusieurs chevaux
• Surface plane pour les chevaux à mesurer
• Aire de stationnement pour les remorques de chevaux
• Zone d'observation pour les spectateurs
• Stabulation si nécessaire
• Salles de repos
• Délivrer les numéros d'inscription aux participants et gérer les formalités administratives requises, comme indiqué dans le manuel de l'hôte du site.
• Renvoyer la documentation requise à FHANA après l'inspection.
• Tenir à jour les notes de l'équipe d'inspection et les communiquer à FHANA
• Prendre des dispositions pour qu'un vétérinaire soit disponible sur place ou puisse être appelé à proximité.
• Indiquer au bureau de FHANA l'établissement qui a besoin d'une couverture d'assurance pour la responsabilité civile et les dommages matériels. FHANA remettra à l'établissement la liasse d'assurance applicable.
• Organiser d'autres aspects de l'événement qui pourraient être appropriés, par exemple : réunion du club régional, couverture par les journaux locaux, buffet ou repas-partage, boissons et en-cas, divertissement pour les spectateurs ou publicité pour encourager les spectateurs locaux.
• Coordonner et confirmer l'horaire de tous les événements avec les juges.
• Coordonnez et gérez l'inspection, le cas échéant, en ce qui concerne l'ordre dans lequel les chevaux doivent être présentés et quelles classes, le cas échéant, devront être retournées pour le classement. Passez ensuite en revue l'ordre des jugements avec le préposé à la porte, qui est chargé de préparer le(s) cheval(s) suivant(s) à la porte. Assurez-vous que les propriétaires savent s'ils doivent revenir pour le classement après le jugement individuel.
• Aider l'équipe d'inspection, le cas échéant, lors de l'événement et documenter les données requises pour les soumettre à FHANA. (Coggins, mesures et collecte des documents d'enregistrement des inscriptions).

 

Responsabilités du propriétaire du cheval/des participants

• Enregistrer le cheval dans la catégorie appropriée
• Responsable des frais à payer avant le service
• Fournir aux juges les documents d'inscription
• Fournir à l'hôte du site les documents sanitaires appropriés
• Coordonner ou présenter le cheval ou avoir quelqu'un de disponible pour présenter le cheval en son nom.
• Responsable de son cheval avant, pendant et après la présentation
• Responsable de ses invités et de ses enfants
• Le cas échéant, les lignes directrices générales du manuel d'inspection.