Statuts

Mise à jour le 23 août 2022

Article 1 : Bureaux

Bureau principal. Le siège social de l'Association est situé à l'intérieur ou à l'extérieur du Commonwealth du Kentucky, comme indiqué dans le rapport annuel le plus récent de l'Association déposé auprès du Secrétaire d'État du Kentucky. L'Association peut avoir d'autres bureaux, à l'intérieur ou à l'extérieur du Commonwealth du Kentucky, si le conseil d'administration de l'Association (le "conseil") le juge opportun de temps à autre.
Siège social. L'Association maintient un siège social dans le Commonwealth du Kentucky, comme l'exige la loi du Kentucky. L'adresse du siège social peut être modifiée de temps à autre par le conseil d'administration.

Article 2 : Absence d'actions de capital

2.1 Pas d'actions de capital. L'Association n'a pas de parts de capital ni d'actionnaires, et ses activités et ses affaires ne sont pas menées à des fins de gain ou de profit pécuniaire privé, et aucun gain, profit ou bien de l'Association ne revient à ses fondateurs, ni à ses dirigeants ou administrateurs, sauf disposition contraire de la section 3 de l'article II des statuts de l'Association (les "statuts") concernant la rémunération des services rendus, mais l'ensemble des gains, profits, bénéfices nets et biens de l'Association est consacré exclusivement aux objectifs caritatifs et autres énoncés à l'article II des statuts.

Article 3 : Objet

3.1 Objet.L'Association est organisée pour atteindre ces objectifs, elle reconnaît toutes les règles, les règlements et les statuts du stud-book, établis par "Het Friesch Paarden Stamboek : (K.F.P.S.), l'autorité du stud-book du cheval frison aux Pays-Bas. L'Association est le registraire désigné en Amérique du Nord et assure l'enregistrement de tous les chevaux frisons éligibles qui ont un dossier traçable attestant d'une filiation correcte. Les documents d'enregistrement attestent uniquement du pedigree et ne constituent pas une preuve de propriété ; ils sont la propriété exclusive de l'Association. Dans le cadre de ses objectifs, l'Association dispose de tous les pouvoirs accordés aux sociétés par le chapitre 273 des Kentucky Revised Statutes, y compris, mais sans s'y limiter, celui de recevoir des dons, des legs et des contributions sous quelque forme que ce soit, et d'utiliser, d'appliquer, d'investir et de réinvestir le capital et les revenus qui en découlent ou de les distribuer aux fins susmentionnées.
3.2 Activités exclues. L'activité principale de l'association est de poursuivre ses objectifs exonérés, et l'association ne peut pas s'engager dans une activité commerciale d'un type qui est habituellement exercé à des fins lucratives.

Article 4 : Politiques

4.1 Non commercial et non partisan. L'association est non commerciale et non partisane.
4.2 Pouvoirs. L'Association dispose et exerce tous les pouvoirs nécessaires ou utiles à la réalisation de ses objectifs et, en particulier, tous les pouvoirs, le cas échéant, énoncés dans les statuts et dans le KRS 273.171, tel qu'il est actuellement énoncé et tel qu'il sera modifié par la suite.
4.3 Absence d'objectif contraire. L'Association, son nom ou le nom de l'un de ses administrateurs, dirigeants ou membres, en leur qualité de personnes morales, ne doivent pas être associés à des intérêts commerciaux ou partisans ou à des fins contraires aux objectifs ou aux buts de l'Association.
4.4 Coopération avec des tiers. L'Association peut coopérer avec d'autres organisations et/ou agents ou individus concernés par la promotion des buts et objectifs de l'Association, mais aucun individu ne peut légalement engager l'Association sans l'autorisation du Conseil d'administration.

Article 5 : Membres

5.1. Membres. Toute personne qui souscrit aux buts, objectifs et politiques de l'Association et qui remplit les conditions énoncées dans le présent règlement peut devenir membre de l'Association. L'éligibilité des membres est déterminée au moment de la demande initiale et, par la suite, lors du renouvellement de l'adhésion. Tous les membres acceptent de se conformer aux règles et règlements de l'Association et au présent règlement intérieur ou aux règles et règlements et au règlement intérieur qui peuvent être déterminés ultérieurement par amendement ou par résolution du conseil d'administration.
5.2 Catégories de membres L'association comprend les catégories de membres suivantes :
1. Complet. Toute personne propriétaire d'au moins un cheval frison enregistré et résidant légalement aux États-Unis ou au Canada peut devenir membre à part entière de l'association. Un membre à part entière en règle est éligible au conseil d'administration de l'association.
2. Sport/plaisir. Toute personne propriétaire d'au moins un cheval frison enregistré et résidant légalement aux États-Unis ou au Canada peut devenir membre sport/plaisir de l'association. Un membre sport/plaisir en règle est éligible au conseil d'administration de l'association.
3. Entreprises, éleveurs et vendeurs. Deux membres ou plus d'une famille résidant légalement aux États-Unis ou au Canada, ou une entité commerciale légalement reconnue et organisée aux États-Unis ou au Canada, peuvent devenir membres de l'Association en tant qu'entreprises, éleveurs et vendeurs, à condition qu'au moins un cheval frison enregistré appartienne à la famille ou à l'entité commerciale. Pour les besoins de cette catégorie, le terme "famille" est défini comme un mari et/ou une femme et tous les enfants âgés de moins de dix-huit (18) ans. Un membre du groupe âgé d'au moins dix-huit (18) ans, en règle, est éligible au conseil d'administration.
4. Associé. Toute personne ne résidant pas légalement aux États-Unis ou résidant légalement aux États-Unis ou au Canada mais ne possédant pas de cheval frison enregistré peut devenir membre associé de l'association. Un membre associé n'est pas éligible au conseil d'administration.
5. Honoraires. Toute personne ayant apporté une contribution personnelle significative à l'Association ou aux objectifs ou principes de l'Association peut être proposée par un membre en règle de l'Association pour devenir membre honoraire de l'Association. Les personnes ainsi proposées doivent être soutenues par un autre membre en règle de l'association et élues par un vote unanime du conseil d'administration. Le membre honoraire n'est pas soumis à une cotisation annuelle. Un membre honoraire n'est pas éligible au conseil d'administration.
5.3 Membres votants L'association comprend les catégories suivantes de membres votants :
1. Membres votants du conseil d'administration Les membres votants du conseil d'administration de l'association sont les membres Sport/Plaisir, Plein. Business et les membres éleveurs et vendeurs qualifiés pour voter en tant que membres du conseil d'administration.
2. Membres votants généraux. Les membres votants généraux de l'association sont les membres sportifs/de loisir, les membres à part entière, les membres commerciaux et les membres éleveurs et vendeurs en règle.
3. Le vote. Lorsque des élections sont requises par le présent règlement, sauf disposition contraire, le processus électoral suit les procédures définies par le conseil d'administration.
5.4 Cotisations des membres L'Association exige que les cotisations annuelles soient payées par ses membres conformément à leur statut tel que défini à l'article 5.2 et conformément aux cotisations fixées par le conseil d'administration et publiées dans le règlement intérieur de l'Association. Si un membre ne paie pas sa cotisation pendant une période de soixante (60) jours, il n'est pas considéré comme étant en règle et ne bénéficie d'aucun privilège en tant que membre. Les privilèges de l'adhésion seront rétablis et le membre sera en règle dès réception de la cotisation et de toutes les cotisations en souffrance.
5.5 Participation. Seuls les membres en règle sont autorisés à participer et à voter aux réunions de l'Association ou à exercer une fonction quelconque.
5.6 Suspension ou résiliation de l'adhésion. La suspension ou la résiliation de la qualité de membre, sauf en cas de non-paiement de la cotisation conformément à la loi sur la protection des données, est interdite. 5.4Le Conseil d'administration peut décider d'annuler ou de retirer un membre du Conseil d'administration, mais seulement après avoir respecté les droits de la défense et après un vote à la majorité du Conseil d'administration.
1. Le conseil d'administration peut suspendre ou résilier les privilèges d'un membre pour les raisons suivantes : violation(s) des statuts ou des règles et règlements de l'association ; si un membre traite avec les autorités compétentes ou avec des tiers ; si un membre ne respecte pas les règles et règlements de l'association. injustement avec l'Association ou ses membres ; ou est coupable d'une mauvaise conduite ou d'un comportement préjudiciable à l'Association ; ou sur réception d'un avis et d'une vérification que des mesures disciplinaires ont été prises par une agence administrative, un organisme d'arbitrage ou un autre tribunal, une société humanitaire ou une cour de justice, qu'il s'agisse de mesures civiles, pénales, arbitrales ou administratives, et que ces mesures ou ce jugement sont définitifs.
2. Tout membre du conseil d'administration peut demander au conseil d'administration de suspendre ou de radier un membre. En outre, cinq (5) membres en règle ayant le droit de vote peuvent demander au conseil d'administration de suspendre ou de radier un membre.
3. Aucune mesure disciplinaire ne peut être prise sans que le membre incriminé n'ait été dûment informé des faits reprochés ; cette notification doit être faite par écrit et identifier le règlement, la règle ou le règlement prétendument enfreint ; elle doit contenir un exposé concis des faits entourant la ou les infractions présumées ; informer le membre de la date et du lieu où les allégations seront entendues ; informer le membre qu'il a le droit d'être assisté par un conseiller juridique, s'il le souhaite ; le droit de citer des témoins et de présenter des preuves et des arguments oraux et écrits ; le droit de confronter les témoins adverses, et le droit de faire enregistrer la procédure, s'il le souhaite.
4. Le membre incriminé doit être prévenu par écrit au moins trente (30) jours avant la réunion du conseil d'administration. Si le membre n'est pas en mesure d'assister à la réunion, il peut, dans les dix (10) jours suivant la réception de la notification écrite, demander au conseil d'administration de reporter l'affaire, mais ce report ne peut excéder soixante (60) jours à compter de la notification écrite initiale. Si le membre ne demande pas au conseil d'administration de reporter l'audience dans les délais impartis, le conseil d'administration procède à l'audience à la date initialement fixée et le membre renonce à tout droit de s'opposer à ladite date d'audience.
5. La décision du conseil d'administration peut être rendue oralement, elle est définitive et peut entrer en vigueur immédiatement, mais elle doit être consignée par écrit le plus tôt possible, comporter des constatations de fait et des conclusions, et être communiquée sans délai au membre. Dès réception de la décision écrite, le membre peut, dans les trente (30) jours suivant cette réception, faire appel de la décision en demandant par écrit au conseil d'administration de la réexaminer. Le conseil d'administration rend sa décision dans les trente (30) jours suivant la réception de l'appel. Les sanctions prononcées par le conseil d'administration sont suspendues pendant la durée de l'appel.
6. Tous les documents écrits requis en vertu de la présente section des statuts sont transmis par courrier, par remise en main propre, par courrier électronique ou par télécopie au siège de l'association.
7. La suspension ou la résiliation de l'adhésion, qu'elle soit volontaire ou involontaire, ne libère pas un membre de la responsabilité de toute cotisation ou évaluation impayée.
5.7 Démission. Les membres en règle qui souhaitent démissionner de l'Association doivent adresser une notification écrite à cet effet à l'Association à son siège social. L'Association accepte la démission dès réception des cotisations et contributions impayées.
5.8 Droits de vote Les membres ayant le droit de vote n'ont le droit d'élire que les administrateurs et les membres du conseil d'administration. vote sur toute autre question déterminée par le conseil d'administration.

Article 6 : Directeurs

6.1 Compétences générales. Tous les pouvoirs de la société sont exercés par ou sous l'autorité du conseil d'administration, et les affaires de l'Association sont gérées sous la direction du conseil d'administration, sous réserve des limitations prévues par les statuts. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le conseil d'administration exerce les pouvoirs suivants :
1. Promulguer, maintenir et appliquer les règles et règlements qui régissent les affaires courantes de l'Association ;
2. Fixer, modifier ou amender les droits, les cotisations et les évaluations à chaque fois que cela est justifié ;
3. Mettre en place des bureaux appropriés pour conduire les affaires de l'Association et engager, rémunérer et licencier le personnel nécessaire au fonctionnement efficace et effectif des affaires de l'Association ;
4. Désigner la banque de l'Association et déterminer de temps à autre qui a le pouvoir de signature pour les transactions concernant les comptes bancaires de l'Association ;
5. intenter, conduire, défendre, composer ou abandonner toute procédure judiciaire par ou contre l'Association, le Conseil ou le personnel concernant les affaires de l'Association, ainsi que composer et accorder un délai pour le paiement ou le règlement de toute dette due et de toute réclamation ou demande par ou contre l'Association.
6. Déléguer tout pouvoir du conseil d'administration à des comités, à condition que ces comités soient établis et fonctionnent conformément à l'article 9 du présent règlement.
6.2 Nombre de directeurs. Le conseil d'administration se compose d'au moins cinq (5) et de sept (7) administrateurs au maximum. Les administrateurs ne doivent pas nécessairement résider dans le Commonwealth du Kentucky.
6.3 Mandat des administrateurs. Le mandat des directeurs est le suivant :
1. Le mandat des directeurs est de trois (3) ans, sauf dans les cas prévus ci-après ;
2. Lors de la première réunion du conseil d'administration qui suit l'élection des administrateurs, les administrateurs qui ont été élus trois (3) ans auparavant se retirent, y compris tout administrateur qui a été nommé pour achever un mandat non terminé d'un administrateur qui a quitté son poste, à condition que l'administrateur qui a quitté son poste ait été élu à ce poste trois (3) ans auparavant.
3. Un directeur sortant reste en fonction jusqu'à la clôture de la première réunion du conseil d'administration suivant l'élection de son successeur.
4. En cas de vacance au sein du conseil d'administration, y compris une vacance résultant d'une augmentation du nombre d'administrateurs, cette vacance peut être comblée par le vote affirmatif de la majorité des administrateurs restants, bien que le quorum du conseil ne soit pas atteint. Un administrateur élu pour pourvoir un poste vacant est élu pour la durée non écoulée du mandat de son prédécesseur. Seuls les membres éligibles et en règle peuvent être élus à ce poste.
5. Sous réserve du droit de modifier le nombre d'administrateurs, l'Association pourvoit chaque année aux postes vacants en élisant un nombre équivalent de personnes aux fonctions d'administrateurs.
6. Lors d'une réunion du conseil d'administration convoquée expressément à cet effet, tout administrateur peut être révoqué pour motif valable par un vote des deux tiers (2/3) de l'ensemble des administrateurs. Nonobstant la phrase précédente, tout administrateur qui n'assiste pas à trois (3) réunions consécutives du conseil d'administration, sans fournir d'excuse satisfaisante aux autres membres du conseil d'administration, peut être démis de ses fonctions. L'avis de convocation à cette réunion doit être conforme aux exigences de convocation aux réunions extraordinaires énoncées ci-dessous. À moins que l'administrateur ne soit également suspendu ou radié en tant que membre de l'Association, les exigences de l'article 5.1.2.1. s'appliquent à l'administrateur. 5.6 ne sont pas prévues pour la révocation d'un directeur pour un motif valable. Tout membre du conseil d'administration peut démissionner à tout moment en adressant une notification écrite au conseil d'administration. La démission prend effet à la date de remise de l'avis, sauf si l'avis précise une date d'effet ultérieure.
7. Un membre ne peut pas être administrateur pendant plus de 9 années consécutives (3 mandats réguliers de 3 ans). Après un mandat de 9 années consécutives, un membre peut se présenter à nouveau après une période d'absence d'un an et demi.
8. Les membres peuvent demander la révocation d'un administrateur pour conduite indigne d'un administrateur, y compris, mais sans s'y limiter, le non-respect des statuts de FHANA ou un conflit d'intérêts, à condition que la demande de révocation soit soumise au Directeur exécutif. La pétition doit nommer l'administrateur à révoquer, indiquer les raisons de la révocation, nommer le pétitionnaire et inclure vingt-cinq pour cent des membres votants généraux éligibles, signés avec leur nom et leur numéro de membre. Le directeur exécutif dispose de cinq jours ouvrables pour valider la pétition et répondre au pétitionnaire. Si la pétition est valide et remplit les conditions de révocation, le conseil d'administration convoque une réunion spéciale du conseil d'administration conformément au point 6.3.6 dans les sept jours suivant la réponse au pétitionnaire. Si la pétition est jugée non valable, le directeur exécutif répond au pétitionnaire en lui indiquant les raisons pour lesquelles la pétition ne remplit pas les conditions requises.
6.4 Élection des directeurs.L'élection du conseil d'administration se déroule comme suit :
1. Au plus tard le 1er janvier de chaque année, l'Association envoie à chaque membre votant un avis l'informant qu'elle recevra des candidatures au poste de directeur. L'avis prévoit un délai d'au moins trente (30) jours pour le retour des candidatures.
2. Tous deux (2) Les membres votants généraux, en règle, peuvent proposer la candidature de tout autre membre éligible et en règle avec l'Association, autre qu'une personne morale, à l'élection au poste d'administrateur, par lettre écrite adressée au secrétaire au siège de l'Association, à condition que le membre ainsi proposé ait donné son accord par écrit à cette nomination.
3. Toutes ces candidatures doivent être reçues par le secrétaire au siège de l'association au plus tard à la date spécifiée pour la réception des candidatures et toute candidature reçue après cette date est invalide.
4. Afin d'éviter les conflits d'intérêts, les candidats au conseil d'administration ne doivent pas être membres du conseil d'administration d'une association non liée aux chevaux FHANA pendant une période d'un (1) an avant d'être nommés au conseil d'administration et ne doivent pas être membres du conseil d'administration d'une autre association liée aux chevaux FHANA ou non FHANA pendant qu'ils siègent au conseil d'administration, s'ils sont élus.
5. Fait en sorte qu'un (1) bulletin de vote par courriel soit envoyé à l'adresse électronique figurant dans les dossiers du secrétaire de FHANA, avec des instructions de vote à envoyer par courriel à tous les membres de FHANA. Le bulletin de vote comprend un lien vers un site sécurisé avec le code d'enregistrement personnel de l'électeur. Une fois qu'un vote a été effectué à l'aide de ce code, il ne fonctionnera plus et deviendra officiel. Pour les membres qui souhaitent toujours un bulletin de vote papier, il sera possible d'y répondre et ces votes seront comptabilisés électroniquement. Les instructions de vote prévoient un délai d'au moins trente (30) jours pour renvoyer le bulletin de vote papier ou pour voter par voie électronique.
6. Un parent, un enfant, un frère ou une sœur, un conjoint ou un partenaire domestique d'un membre du conseil d'administration ne peut exercer simultanément une fonction au sein du conseil d'administration.
7. Les membres votants votent pour l'élection du directeur en remplissant le bulletin de vote ou le bulletin électronique conformément aux instructions de vote et en renvoyant le bulletin à l'adresse indiquée dans les instructions de vote ou en le soumettant par voie électronique. Les bulletins de vote dont le cachet de la poste ou la réception certifiée est postérieur à la date limite indiquée dans les instructions de vote ne sont pas valables.
8. Le président, ou le vice-président si le président n'est pas disponible pour le faire, nomme deux (2) membres qui ne sont pas membres du conseil d'administration pour agir en tant que jury pour le dépouillement des bulletins de vote. Si deux membres ne sont pas disponibles pour constituer un jury, un ou plusieurs non-membres désintéressés peuvent être nommés.
9. Dans les quinze (15) jours suivant la date limite d'envoi des bulletins de vote par la poste ou par voie électronique, le secrétaire de l'Association ou la personne désignée par lui procède au dépouillement de tous les bulletins de vote dûment reçus, en présence du jury ainsi désigné. Les résultats de l'élection sont certifiés par le secrétaire, ou son représentant, s'il a été désigné, et par le jury.
10. En cas d'égalité des voix, les deux candidats sont consultés par le conseil d'administration pour déterminer si l'un d'entre eux est disposé à céder le poste à l'autre. Si aucun des deux candidats n'est disposé à céder sa place à l'autre, le conseil d'administration vote pour les départager. Le candidat ayant obtenu la majorité des voix exprimées par le conseil d'administration est alors désigné comme directeur.
11. Les résultats de l'élection sont annoncés à l'ensemble des membres lors du prochain envoi prévu aux membres après la certification de l'élection.
12. Les bulletins de vote sont conservés pendant quatre-vingt-dix (90) jours après l'annonce des résultats de l'élection aux membres.
6.5 Assemblées générales et annuelles. Le conseil d'administration se réunit au moins huit (8) fois par an, dont une fois en personne. Les réunions par téléconférence sont autorisées pour toutes les réunions, à l'exception de la réunion annuelle. L'assemblée annuelle doit se tenir en personne, sauf si les conditions causées par un incident international, une catastrophe, une pandémie ou tout autre événement national ou mondial sont telles qu'elles mettraient en péril la santé, la sécurité et le bien-être des membres et/ou du conseil d'administration et qu'elles restreindraient ou interdiraient aux membres de se réunir ; dans ce cas, l'assemblée annuelle se tiendra par le biais de méthodes médiatiques virtuelles. Le passage de la réunion annuelle à des méthodes médiatiques virtuelles nécessitera le respect des restrictions en matière de rassemblement et un vote minimum des deux tiers du conseil d'administration. La réunion annuelle du conseil d'administration se tient à la date fixée par le président, moyennant un préavis écrit d'au moins trente (30) jours, adressé personnellement, par courrier, par courrier électronique ou par télécopie à tous les administrateurs de l'association, dans le but d'élire les membres du bureau et de traiter les autres questions qui peuvent être dûment soumises à la réunion. Le conseil d'administration peut également tenir une assemblée générale d'automne, mais il peut également fixer par résolution la date et le lieu, à l'intérieur ou à l'extérieur du Commonwealth du Kentucky, pour la tenue de cette assemblée générale et d'autres assemblées générales, sans autre avis que celui de la résolution.
6.6 Réunions extraordinaires. Des réunions extraordinaires du conseil d'administration peuvent être convoquées par le président ou trois (3) administrateurs de l'association, ou à leur demande.
6.7 Avis de convocation. La notification de la date, de l'heure et du lieu de toute réunion extraordinaire doit être faite au moins trois (3) jours à l'avance par un avis écrit envoyé par la poste, par courrier électronique, par télécopie ou remis en mains propres à chaque administrateur à son adresse professionnelle. En cas d'envoi par la poste, la convocation est réputée délivrée lorsqu'elle est déposée dans le courrier des États-Unis, dans une enveloppe scellée adressée à cet effet et affranchie. Si l'avis est donné par télécopie, il est réputé remis lorsque la réception de la télécopie est confirmée par retour de télécopie ou par un autre écrit par le destinataire prévu. Sauf disposition contraire des présents statuts ou de la législation du Kentucky, la convocation n'est pas tenue de décrire l'objet de l'assemblée extraordinaire.
6.8 Renonciation à la notification. Un administrateur peut renoncer à toute notification requise par les statuts, le présent règlement ou la législation du Kentucky avant ou après la date et l'heure indiquées dans la notification. La renonciation doit se faire par écrit, être signée par l'administrateur ayant droit à la notification et être jointe au procès-verbal ou aux registres de la société. La présence ou la participation d'un administrateur à une réunion constitue une renonciation à la notification de cette réunion, à moins que l'administrateur ne s'oppose, au début de la réunion ou dès son arrivée, à la tenue de la réunion ou à l'examen des affaires qui s'y déroulent au motif que la réunion n'est pas légalement convoquée ou réunie.
6.9 Quorum et vote. Sauf si les statuts exigent un nombre supérieur ou inférieur, la majorité du nombre d'administrateurs fixé par le présent règlement constitue le quorum du conseil d'administration ; toutefois, si moins de la majorité des administrateurs sont présents à ladite réunion, la majorité des administrateurs présents peut ajourner la réunion de temps à autre sans autre avis.
6.10 Manière d'agir. L'acte de la majorité des administrateurs présents lors d'une réunion Les décisions prises par le conseil d'administration en présence d'un quorum sont considérées comme des décisions du conseil d'administration, sauf disposition contraire des statuts ou du présent règlement intérieur.
6.11 Action par consentement écrit. Toute mesure requise ou autorisée par le conseil d'administration lors d'une réunion peut être prise sans réunion si tous les administrateurs y consentent par écrit en indiquant la mesure à prendre.
6.12 Procurations.Lors de toutes les réunions du conseil d'administration, les procurations ne sont pas autorisées.
6.13 Présence des membres. Les membres en règle peuvent assister à l'assemblée annuelle et à l'assemblée générale d'automne, le cas échéant, en tant qu'observateurs. Le conseil d'administration peut ajourner, excuser les observateurs et réglementer ses réunions et ses procédures comme il le juge approprié ; les questions soulevées au cours d'une réunion sont tranchées par la majorité du conseil d'administration. Le personnel de l'Association et les membres en règle de l'Association représentant certaines questions peuvent être invités par le conseil d'administration à participer aux discussions ou à assister aux réunions, mais ils n'ont pas le droit de le faire, sans autorisation, et n'ont pas le droit de voter.

Article 7 : Indemnisation et assurance

7.1 Indemnisation.L'Association reconnaît par la présente que chaque administrateur de l'Association est réputé avoir pris ses fonctions sur la base d'un accord explicite et d'une déclaration selon lesquels chaque administrateur de l'Association et ses héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs, seront de temps à autre et à tout moment indemnisés et dégagés de toute responsabilité sur les fonds de l'Association, pour tous les coûts, charges et dépenses quels qu'ils soient que l'administrateur subit ou encourt dans ou à propos de toute action, de toute action, poursuite ou procédure intentée ou engagée contre lui en raison d'un acte, d'une action, d'une affaire ou d'une chose quelconque qu'il a faite, accomplie ou permise dans l'exercice de ses fonctions, ainsi que de tous les autres coûts, charges et dépenses qu'il supporte ou subit dans le cadre des affaires de l'Association, à l'exception des coûts, charges ou dépenses résultant d'une négligence ou d'un manquement volontaire, d'un manquement à ses obligations ou d'un conflit d'intérêts.
7.2 Assurance.L'Association souscrit et maintient une assurance pour le compte des administrateurs et des dirigeants de l'Association contre la responsabilité qui leur est imputée ou les omissions qu'ils commettent dans l'exercice de leurs fonctions d'administrateur ou de dirigeant de l'Association.

Article 8 : Normes générales de conduite

8.1 Exercice des fonctions.La responsabilité fiduciaire première de chaque administrateur est à l'égard de l'Association. En outre, chaque administrateur et dirigeant doit s'acquitter de ses fonctions d'une manière qu'il estime être dans le meilleur intérêt de l'Association, en toute bonne foi, et d'une manière qu'il estime être dans le meilleur intérêt des membres qu'il représente. Le non-respect de ces normes peut entraîner la révocation de la fonction par un vote des deux tiers (2/3) de tous les administrateurs.
8.2 Responsabilité à l'égard de l'Association et de ses membres. Un administrateur ou un dirigeant n'est pas responsable vis-à-vis de l'association ou de ses membres des actes qu'il a accomplis ou omis d'accomplir en sa qualité d'administrateur ou de dirigeant, selon le cas, si, dans le cadre de ces actes ou omissions, il a exercé ses fonctions dans le respect des dispositions suivantes 8.1.

Article 9 : Conflit d'intérêts

9.1. Conflit d'intérêts.Le conseil d'administration adopte une politique en matière de conflits d'intérêts. Tout conflit d'intérêts réel ou potentiel susceptible d'entraîner un avantage direct ou indirect de quelque nature que ce soit pour un administrateur ou un dirigeant doit être divulgué de bonne foi avant le vote sur toute question soumise au conseil d'administration. Si le conseil d'administration estime qu'un administrateur ou un dirigeant se trouve en situation de conflit d'intérêts par rapport à une question soumise au conseil d'administration, cette personne ne votera pas, n'exercera pas son influence personnelle sur la question et ne sera pas présente lors de la discussion finale ou du vote, mais elle pourra être prise en compte dans la détermination du quorum. Le procès-verbal de la réunion doit indiquer que le conflit a été divulgué, que l'administrateur ou le dirigeant intéressé n'était pas présent lors de la discussion finale ou du vote et que la personne intéressée s'est abstenue de voter. Toute question relative à l'existence d'un conflit d'intérêts est résolue par un vote du conseil d'administration au cours duquel la personne intéressée ne prend pas part au vote. Une déclaration de conflit d'intérêts est fournie chaque année au conseil d'administration par chaque administrateur et dirigeant.

Article 10 : Dirigeants

10.1 Fonctionnaires requis. L'Association comprend les membres du bureau décrits dans le présent règlement ou nommés par le conseil d'administration conformément au présent règlement. Le secrétaire est responsable de la préparation des procès-verbaux des réunions des administrateurs et de l'authentification des documents de l'association.
10.2 Nomination et durée du mandat. Les dirigeants de l'Association sont élus par le conseil d'administration lors de la première réunion du conseil d'administration et, par la suite, lors de chaque réunion annuelle du conseil d'administration. Si la nomination des dirigeants n'a pas lieu lors d'une telle réunion, elle a lieu dès que possible par la suite. Les postes vacants peuvent être pourvus ou de nouveaux postes créés et pourvus lors de toute réunion du conseil d'administration. Chaque membre du bureau reste en fonction jusqu'à ce que son successeur soit dûment élu, jusqu'à son décès, jusqu'à sa démission ou jusqu'à ce qu'il soit démis de ses fonctions selon les modalités prévues ci-après. Le président doit avoir exercé les fonctions de directeur au moins un (1) an avant son élection au poste de président.
10.3 Élections des dirigeants. Le vote pour les membres du conseil d'administration se déroule en personne lors de la réunion du conseil d'administration à l'occasion de la réunion annuelle. Si les conditions énoncées au paragraphe 6.5 du présent règlement empêchent ou limitent la tenue de l'assemblée annuelle en personne, l'élection des membres du bureau de l'association peut se dérouler par le biais de médias virtuels. Le remplacement de l'assemblée annuelle par des méthodes virtuelles pour l'élection des dirigeants nécessite le respect des restrictions imposées par l'assemblée et un vote des deux tiers du conseil d'administration actuel.
10.4 Postes vacants. Toute vacance d'un poste pour cause de décès, de démission, de révocation, de déchéance ou autre peut être comblée par le conseil d'administration pour la durée non écoulée du mandat.
10.5 Président. Le président est le principal dirigeant de l'Association et, en général, il supervise et contrôle les affaires et les activités de l'Association, sous réserve du contrôle du conseil d'administration. Le président peut signer tous les actes, hypothèques, obligations, contrats ou autres instruments que le conseil d'administration a autorisé à signer, sauf dans les cas où la signature et l'exécution sont expressément déléguées par le conseil d'administration ou par le présent règlement à un autre dirigeant ou agent de l'Association, ou si la loi exige qu'elles soient signées ou exécutées d'une autre manière. Le président s'acquitte en général de toutes les tâches liées à la fonction de président et de toutes les autres tâches prescrites par le conseil d'administration de temps à autre.
10.6 Vice-président. En l'absence du président, ou en cas de décès, d'incapacité ou de refus d'agir du président, le vice-président exerce les fonctions du président et, à ce titre, dispose de tous les pouvoirs du président et est soumis à toutes les restrictions qui lui sont imposées. Le vice-président s'acquitte des autres tâches qui peuvent lui être confiées par le président ou le conseil d'administration.
10.7 Trésorier. Le trésorier a la charge et la garde de tous les fonds et titres de l'Association et en est responsable ; il reçoit et délivre des reçus pour les sommes dues et payables à l'Association, quelle qu'en soit la source, et dépose toutes ces sommes au nom de l'Association dans les banques, sociétés fiduciaires et autres dépositaires choisis conformément aux dispositions du présent règlement ; il s'acquitte en général de toutes les tâches liées à la fonction de trésorier et de toutes les autres tâches qui peuvent lui être confiées de temps à autre par le président ou le conseil d'administration. Si le conseil d'administration l'exige, le trésorier doit fournir une caution pour l'exécution fidèle de ses fonctions (qui peut, mais ne doit pas nécessairement, être payée par l'Association) pour la somme et avec la ou les cautions déterminées par le conseil d'administration.
10.8 Secrétaire. Le secrétaire conserve les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration dans un ou plusieurs livres prévus à cet effet, veille à ce que tous les avis soient dûment donnés conformément aux dispositions du présent règlement ou à la loi, est le gardien des registres de l'Association et du sceau, le cas échéant, de l'Association, est responsable de l'authentification des registres de l'Association, tient un registre de l'adresse postale de chaque administrateur et, en général, exécute toutes les tâches liées à la fonction de secrétaire et toutes les autres tâches qui peuvent lui être confiées de temps à autre par le président ou le conseil d'administration.

Article 11 : Comptes, prêts, contrats, chèques, dépôts et audits

11.1 Comptes. Le Conseil d'administration veille à ce qu'il soit tenu une comptabilité fidèle des sommes d'argent reçues et dépensées par l'Association et des raisons pour lesquelles ces recettes et ces dépenses sont effectuées. Les livres de comptes sont conservés au siège de l'Association par le conseil d'administration et sont toujours ouverts à l'inspection par les administrateurs.
11.2 Prêts aux entreprises. Aucun emprunt ne peut être contracté au nom de l'Association et aucun titre de créance ne peut être émis au nom de l'Association, à moins d'être autorisé par une résolution du conseil d'administration. Cette autorisation peut être générale ou limitée à des cas spécifiques.
11.3 Contrats. Les contrats, documents ou actes écrits nécessitant la signature de l'Association sont signés par deux (2) administrateurs, dont l'un doit être le président ou le vice-président. Tous les contrats, documents et actes écrits ainsi signés lient l'Association sans autre autorisation ou formalité. Sans limiter la généralité de ce qui précède, l'expression "contrats, documents et instruments écrits" comprend les actes, les hypothèques, les charges, les transferts et les cessions de biens, réels ou personnels, immeubles ou meubles, les accords, les quittances, les reçus et les décharges pour le paiement de sommes d'argent ou d'autres obligations, les transferts et les cessions d'actions, de bons de souscription d'actions, d'actions, d'obligations, de débentures ou d'autres titres et tous les écrits sur support papier. Ce pouvoir peut être général ou limité à des cas particuliers.
11.4 Chèques, traites, etc. Tous les chèques, traites ou autres ordres de paiement, billets ou autres titres de créance émis au nom de l'Association sont signés par le dirigeant ou l'agent de l'Association et de la manière déterminée de temps à autre par une résolution du conseil d'administration.
11.5 Dépôts. Tous les fonds de l'Association qui ne sont pas utilisés à d'autres fins sont déposés, de temps à autre, au crédit de l'Association dans les banques, sociétés fiduciaires et autres dépositaires choisis par le conseil d'administration.
11.6 Examen, rapprochement et audits. Un examen et un rapprochement des comptes de l'Association sont effectués chaque année. La personne chargée de cet examen est un expert-comptable indépendant désigné et engagé par le conseil d'administration. Un audit complet ne sera effectué que sur recommandation de cette personne. La rémunération de cette personne est négociée et fixée par le conseil d'administration. Les rapports sont conservés au siège de l'Association.

Article 12 : Comités

12.1 Comités. Le conseil d'administration peut déléguer certains de ses pouvoirs à des commissions composées de membres en règle, à condition qu'un ou plusieurs administrateurs soient membres de chaque commission. Chaque commission dispose des pouvoirs et de l'autorité que le conseil d'administration peut, le cas échéant, lui conférer. Toutefois, cette délégation de pouvoir et d'autorité doit être détaillée par écrit par le conseil d'administration. Le mandat et les qualifications des membres de chaque commission, la date, le lieu et l'organisation des réunions de cette commission, l'avis requis pour convoquer une telle réunion, le nombre de membres de chaque commission qui constitue un quorum, le vote affirmatif des membres de la commission requis pour prendre des mesures lors d'une réunion à laquelle un quorum est présent, les mesures qu'un tel comité peut prendre sans réunion, la manière dont un poste vacant parmi les membres d'un tel comité peut être pourvu et les procédures par lesquelles les démissions et les révocations des membres d'un tel comité sont décidées ou accomplies, sont déterminées par le conseil d'administration sur ces questions, sous réserve des dispositions de la loi du Kentucky.

Article 13 : Divers

13.1 Amendements. Le conseil d'administration a le pouvoir et l'autorité de modifier, d'amender ou d'abroger le présent règlement par un vote à la majorité (deux tiers) de tous les membres du conseil d'administration. Chaque modification du règlement intérieur est ensuite soumise au vote des membres, 75% des membres votants devant voter en faveur de la modification pour qu'elle soit adoptée. Le conseil d'administration envoie une notification et une explication de toute proposition de modification du règlement intérieur aux membres par courrier électronique (si possible) ou par courrier ordinaire. Les membres disposent d'un délai minimum de sept (7) jours pour examiner la proposition de modification. Les bulletins de vote seront ensuite envoyés aux membres par courrier électronique ou postal. Les membres disposent de quatorze (14) jours à compter de la date du bulletin de vote pour se prononcer en faveur ou contre la modification proposée du règlement intérieur. Les résultats du vote seront communiqués aux membres dans un délai de trois (3) jours ouvrables.
13.2 Année fiscale.Le conseil d'administration est habilité à fixer et, le cas échéant, à modifier l'exercice financier de l'association.
13.3 Inspection du rapport 11.6. Le rapport le plus récent peut être consulté par les membres votants, à l'exception des informations personnelles concernant d'autres membres qu'il contient. Les membres votants souhaitant consulter le rapport doivent notifier leur intention par écrit quinze (15) jours à l'avance. Nonobstant cette disposition, le conseil d'administration peut, à sa discrétion, divulguer le rapport à ses membres à tout moment, à condition que les informations personnelles concernant les membres qui y figurent soient expurgées avant la divulgation.
13.4 Principes de construction. Le présent règlement intérieur est le principal document de référence de l'Association. Les mots d'un genre donné sont réputés inclure l'autre genre ; le singulier est réputé inclure le pluriel et vice versa ; les titres, les légendes et les titres de paragraphes soulignés ne sont donnés qu'à titre indicatif et ne limitent, n'amplifient ou ne modifient en aucune façon le présent règlement.
13.5 Contentieux. Aucun membre ou participant à l'Association ou à ses programmes ne peut invoquer l'aide des tribunaux des États-Unis ou d'un État sans avoir d'abord épuisé tous les recours disponibles au sein de l'Association et tenté ensuite de résoudre le litige par la médiation. En outre, tout procès intenté contre l'Association, son conseil d'administration, ses représentants ou son personnel (qu'il soit ou non encore membre au moment où le procès est intenté), ou par ou au nom d'une telle personne, ne peut être engagé et jugé que devant le tribunal de district des États-Unis pour le district oriental du Kentucky ou devant le Fayette Circuit Court de l'État du Kentucky, à l'exclusion des tribunaux de toute autre juridiction ou lieu.
13.6 Sceau. Le conseil d'administration peut adopter un sceau social de forme circulaire sur lequel sont inscrits le nom de l'Association, le Kentucky comme État de constitution et le mot "CORPORATE SEAL" (sceau social).
13.7 Renonciation à la notification. Chaque fois qu'un avis doit être donné en vertu des dispositions du présent règlement, des statuts ou de la loi du Kentucky, une renonciation écrite à cet avis, signée par la ou les personnes ayant droit à cet avis, que ce soit avant ou après le délai indiqué, équivaut à l'envoi de cet avis.
13.8 Limites. Nonobstant toute autre disposition des présentes, l'Association ne prendra aucune mesure contraire aux dispositions de l'article II des Statuts et l'Association n'agira que dans la mesure permise par le Code, sans soumettre l'Association à des taxes supplémentaires imposées en vertu du sous-chapitre A, chapitre 42, sous-titre D du Code.
13.9 Divisibilité des dispositions. Sauf en cas de conflit avec les dispositions de l'article II des statuts, si une disposition des présents statuts, ou son application à une personne ou à des circonstances, est jugée invalide ou inapplicable par un tribunal compétent, le reste des présents statuts, ou l'application de ces dispositions à des personnes ou à des circonstances autres que celles pour lesquelles elles ont été jugées invalides ou inapplicables, n'en sera pas affecté et, dans cette mesure, les dispositions des présents statuts sont dissociables.
13.10 Clause de sauvegarde. L'inobservation littérale ou complète des dispositions du présent règlement concernant les dates et heures de convocation, ou l'envoi ou la réception de celles-ci, ou des erreurs dans la formulation des avis de proposition, qui, de l'avis de la majorité des membres présents aux réunions tenues, ne causent pas de préjudice substantiel aux droits des membres, n'invalide pas les actions ou les procédures du conseil d'administration ou des comités.
13.11 Règles de procédure de Robert. La réunion annuelle et les autres réunions du conseil d'administration utilisent la dernière édition autorisée du Robert's Rules of Order comme guide de procédure. Par conséquent, le non-respect des Robert's Rules of Order n'invalide pas les mesures prises de bonne foi par le conseil d'administration et n'a pas d'effet négatif sur celles-ci. En cas de conflit entre les Robert's Rules of Order et la législation du Kentucky, c'est la législation du Kentucky qui prévaut.

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