Modifications des statuts de la Friesian Horse Association of North America

Le Conseil d'administration de FHANA souhaite inviter les membres de FHANA à participer à une modification du règlement de FHANA.

Le Conseil d'administration de FHANA souhaite présenter aux membres de FHANA deux (2) règlements à modifier. Conformément à notre règlement 13.1. Nous vous demandons également d'examiner les avantages et les inconvénients de ce changement de règlement avant de voter. Vous les trouverez ci-dessous. 13.1 Amendements. Le conseil d'administration a le pouvoir et l'autorité de modifier, d'amender ou d'abroger le présent règlement par un vote à la majorité de tous les membres du conseil d'administration. Chaque modification du règlement est ensuite soumise au vote des membres, 75% des membres votants devant s'opposer à la modification pour qu'elle soit rejetée. Le conseil d'administration informe les membres de toute proposition de modification du règlement intérieur par courrier électronique (si possible) ou par courrier ordinaire. Les membres disposent de quatorze (14) jours à compter de la date du courrier électronique ou de la notification pour voter en faveur ou contre la proposition de modification du règlement intérieur et communiquent leur vote au conseil d'administration par courrier électronique et/ou postal.

Avantages des changements proposés aux statuts de FHANA 6.5 et 10.2/3 Présenté par Allison Thomas :

La réunion annuelle du Conseil d'administration de FHANA est, selon les statuts, la réunion au cours de laquelle les nouveaux postes d'administrateurs sont élus. Afin de représenter au mieux les membres, il est impératif que les sept administrateurs élus soient présents et puissent voter lors de cette réunion. Ces votes sont la façon dont les membres de FHANA sont représentés pour l'élection des dirigeants, et le fait de retirer ne serait-ce qu'un seul directeur du vote est contraire à la volonté des membres de se faire entendre.

Pour trois raisons différentes au cours des trois dernières années, le Conseil d'administration de FHANA a été confronté à des circonstances qui ont contraint un ou plusieurs membres du Conseil d'administration à ne pas pouvoir assister en personne à la réunion annuelle. Dans un cas, il s'agissait du déploiement d'un directeur, dans l'autre, de restrictions de voyage liées à la pandémie mondiale, et dans le troisième, d'une blessure qui ne permettait pas de voyager. Le règlement, tel qu'il est rédigé, obligerait le conseil d'administration soit à ne pas se réunir et à ne pas élire les nouveaux membres du bureau pour l'année, soit à se réunir sans l'ensemble des sept directeurs élus par les membres.

Les modifications proposées aux statuts susmentionnés découlent de la nécessité pour le Conseil d'administration de FHANA de pouvoir se réunir dans son intégralité, indépendamment de la situation mondiale imprévisible et en constante évolution. Les statuts existants visaient à garantir que le Conseil d'administration se réunisse en personne au moins une fois par an. Ils ont été conçus pour garantir qu'un vote pour les membres du bureau ne puisse pas être simulé par une autre personne ou contraint/forcé. Ces éléments restent importants aujourd'hui, mais les auteurs des statuts existants n'auraient pas pu prévoir la vaste gamme d'options technologiques disponibles aujourd'hui. Rien qu'au cours des cinq dernières années, les progrès réalisés dans le domaine des technologies de réunion virtuelle ont été stupéfiants, et ces options ne cessent de s'améliorer.

Grâce aux options de réunions virtuelles actuellement disponibles, telles que Zoom, Teams, Skype, ainsi qu'à des logiciels tels que BoardEffects à utiliser pour les votes sécurisés, la possibilité de se réunir "face à face" est présente, que chaque administrateur se trouve ou non au même endroit. Le caractère sacré des votes pour les postes d'administrateurs peut être protégé même dans des circonstances atténuantes. Les modifications proposées aux statuts permettraient à la réunion annuelle du Conseil d'administration de FHANA de se tenir virtuellement dans de telles circonstances extrêmes, tout en ne permettant pas qu'un tel changement soit adopté de manière frivole ou sans raison valable. Afin de modifier la réunion annuelle du Conseil d'administration d'une réunion en personne à une réunion virtuelle, la situation doit répondre à des lignes directrices strictes concernant et nécessite un vote des deux tiers du Conseil d'administration. Cela préserve l'intention originale du règlement tout en permettant la flexibilité et l'adaptabilité face à la situation mondiale actuelle ainsi qu'aux problèmes imprévus à l'avenir.

Objection aux changements proposés aux Bylaws 6.5 et 10.2/3 de FHANA Présentée par Mathew Jenkins :

Mon objection à la modification du règlement proposée est basée sur des implications de grande envergure. Bien que l'intention de cette modification du règlement soit de faire face à la pandémie actuelle de Covid-19, elle a été rédigée très rapidement et laisse la possibilité à un futur conseil d'administration d'abuser de l'esprit initial de cette modification.

Malgré les défis de COVID-19, il existe toujours un moyen pour le Conseil d'administration de FHANA de se réunir en personne. Il y a eu un changement de règlement en 2020, et maintenant un autre en 2021. L'approbation d'un autre amendement crée un dangereux précédent. Il envoie le message que si un conseil d'administration ne veut pas fonctionner selon un règlement établi, il peut simplement le changer ou le modifier à son propre avantage.

Les modifications, ajouts ou changements dans les règlements doivent être effectués de manière judicieuse et peu fréquente afin d'éviter les abus potentiels ; à mon avis, la modification proposée ne répond pas à ce critère.

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